Gutes E-Mail-Management spart nicht nur wertvolle Zeit in einem stressigen Arbeitstag, sondern kann sich auch positiv auf Motivation und Arbeitsleistung auswirken.

Wir geben Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit einer durchdachten Postfachorganisation einfacher und effizienter gestalten können.

Gutes E-Mail-Management ist die halbe Miete

Wie viel Zeit verbringt Ihrer Meinung nach ein durchschnittlicher Büroangestellter jeden Tag alleine damit, seine E-Mails zu checken und zu bearbeiten? Die Antwort ist erschreckend: Bis zu vier Stunden — und damit die Hälfte der Gesamtarbeitszeit. Im Durchschnitt erhält jeder Mitarbeiter rund 40 E-Mails pro Tag. Und natürlich wollen alle gesehen und beantwortet werden (mit Ausnahme von Spam und Newslettern natürlich). Schließlich sollte es so sein. Richtig?

Fakt ist: Elektronische Post verbraucht viel wertvolle Arbeitszeit — die auf der anderen Seite auch bares Geld ist. Es gibt aber auch gute Nachrichten: Mit nur wenigen Maßnahmen kann ein ordentliches E-Mail-Management etabliert werden. Was sind die Ziele? Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger Stress (auch psychischer Stress) und ein insgesamt besser organisierter Arbeitstag.

Volle Postfächer und E-Mail-Flutwellen belasten die Mitarbeiter

In mancher Hinsicht ist das E-Mail-Instrument Fluch und Segen zugleich. Einerseits völlig etabliert für den schnellen, unkomplizierten Informationsaustausch und Kommunikation zwischen den Räumlichkeiten, andererseits ist es eine Zeitverschwendung und manchmal ein Stressfaktor. Denn wer gerade hochkonzentriert an einem wichtigen Projekt arbeitet, kann sich von neuen Nachrichten in seinem Posteingang nur zu schnell ablenken lassen. Und das ist noch extremer geworden, da nicht nur der PC oder Laptop über neue E-Mails informiert, sondern auch das Handy oder sogar die Smartwatch.

Darüber hinaus ist es nicht ungewöhnlich, dass Kommunikation, die telefonisch oder persönlich in zwei Minuten geklärt werden könnte, in 52 E-Mails langwierig ist. Dies sind nur einige Gründe, warum sich immer mehr Büroangestellte über „digitalen Stress“ beschweren. Und welche Auswirkungen Stress auf die Gesundheit, das Wohlbefinden, die Motivation und im schlimmsten Fall sogar auf die Burnout-bedingte Ausfallrate haben kann, ist allgemein bekannt.

E-Mail-Management ist Zeitmanagement

Das Empfangen, Lesen, Verarbeiten und Beantworten von E-Mails kostet viel Zeit und es kommt nicht selten vor, dass dadurch irgendwann Zeitdruck entsteht, weil die eigentlichen Aufgaben auf der Strecke bleiben. Es ist daher sehr nützlich, persönlich über Ihr eigenes E-Mail-Management nachzudenken. Dies gilt natürlich insbesondere dann, wenn Sie aufgrund der Vielzahl der täglichen Nachrichten immer häufiger feststellen, dass Ihr Stresslevel steigt.

Daher die wichtigste Regel im E-Mail-Management zuerst. Per Definition ist eine E-Mail kein Kommunikationsmittel, das Sie zwingt, sofort alles fallen zu lassen. Wenn es richtig brennt und ein Thema keine Verzögerung zulässt, können Sie davon ausgehen, dass die andere Person zum Telefon greift — oder direkt vor Ihrem Schreibtisch steht. Wer sich dieser Tatsache allein bewusst ist und sie sich öfter vor Augen führt, wird plötzlich ein tiefes Gefühl der Gelassenheit verspüren.

Tipps für intelligentes E-Mail-Management

Im E-Mail-Management gibt es noch ein paar Regeln und Tipps, die sich lohnen, um den Arbeitsalltag umzusetzen und zu entzerren. Da kommen sie:

Zeitplan-Erstellung

Planen Sie feste Zeiträume für die aktive E-Mail-Verarbeitung ein. Der frühe Morgen zu Beginn der Arbeit ist ideal. Ein zweiter Slot ist nach der Mittagspause sinnvoll. Die dritte und letzte etwa eine Stunde vor Schließung. Wenn Sie noch kleine Fragen oder Bedenken haben, haben Sie trotzdem gute Chancen, eine Antwort zu erhalten, während Sie Ihren Tag bestmöglich ausklingen lassen können. Wichtig: Wenn Sie sich nicht an den Spielautomaten befinden, sollten Sie die akustischen und/oder visuellen Benachrichtigungen über neue E-Mails nach Möglichkeit unterbrechen.

1-Minute-Regel

Es gibt E-Mails, die innerhalb einer Minute beantwortet werden können. Wenn das der Fall ist, sollten Sie es auch tun — und die ursprüngliche Nachricht entsprechend ablegen. Dadurch wird verhindert, dass sich „Kleinigkeiten“ ansammeln. Wichtig: Bleiben Sie konsistent. Eine Minute ist eine Minute. Alles, was länger dauert, muss bis zum nächsten Slot warten (siehe oben).

Halte es kurz, bleib objektiv

Vergessen Sie nicht, warum E-Mails überhaupt erfunden wurden und welche Vorteile sie im Gegensatz zur persönlichen oder telefonischen Kommunikation haben. Lesen Sie daher keine Romane, da die Gefahr besteht, dass Sie diese zurückerhalten. Es gibt auch Themen, für die das Medium E-Mail einfach nicht geeignet ist. Dies gilt insbesondere für persönliche Angelegenheiten oder Streitigkeiten mit Kollegen.

Newsletter

Seien wir ehrlich: Wie viele Newsletter erhalten Sie ungefähr pro Woche? Und wie viele davon liest du? Deshalb: Trenne dich von allen Newslettern, die dich nicht (mehr) interessieren und raube dir nur wertvolle Aufmerksamkeit. Klicken Sie einfach auf den entsprechenden Abmeldelink, der laut Gesetz in jedem Newsletter enthalten sein muss. Sie finden es normalerweise ganz unten in der sogenannten Fußzeile in normalerweise einer sehr kleinen Schrift. Tipp: Wenn der Abmeldelink fehlt, setzen Sie den Absender einfach in Ihrem E-Mail-Programm auf die schwarze Liste.

Ablage-System

Experten sind sich einig: Es gibt zwei Arten von Menschen. Manche bevorzugen das „Inbox Zero“ -Prinzip, andere haben ein Postfach mit vier- bis fünfstelligen Nachrichtenzahlen. Problem: Irgendwann werden Sie an dieser einen zentralen Stelle die Kommunikation, die Sie suchen, nicht mehr sofort finden. Ein individuelles Ablagesystem wird daher empfohlen. Wichtig: Überlegen Sie sich vorher, nach welchen Kriterien und Themen eine Sortierung sinnvoll ist. Ihr Posteingang sollte nur unverarbeitete E-Mails enthalten.

1-Klick-Regel

Disziplinieren Sie sich selbst. Die 1-Klick-Regel besagt, dass jede E-Mail nur einmal angeklickt werden darf. Und das ist eigentlich genug. In der Vorschauansicht können Sie schnell erkennen, ob es sich um eine 1-Minuten-E-Mail handelt oder nicht. Der Punkt dahinter: Sie konzentrieren sich auf den Inhalt, wenn Sie wirklich Zeit und Muße haben, ihn zu bearbeiten. Alternativ: Sie entscheiden sich, sofort zu löschen oder weiterzuleiten und das Problem ist vorerst für Sie erledigt.

Arbeitsorganisation und E-Mail-Management leicht gemacht

Wie Sie sehen, ist es nicht so komplex und schwierig, sich selbst und Ihren Posteingang zu organisieren, wie Sie vielleicht denken. Aber Vorsicht: Gehen Sie nicht vor lauter Kampfgeist gegen die tägliche E-Mail-Flut in den blinden Löschmodus. Denn nicht wenige Meldungen können später auch wieder relevant werden oder im Notfall als Beweismittel verwendet werden. Es gibt auch E-Mails, deren ordnungsgemäße Archivierung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir beantworten Ihnen gerne alle Fragen und Herausforderungen rund um die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich persönlich beraten.

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