Was ist das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen? Eine Frage, die sich KMU oft stellen, schließlich unterscheiden sich ihre Anforderungen von denen großer Unternehmen.

Wir verraten, welche Aspekte bei der Wahl einer neuen Telefonanlage wichtig sind und welche Produkte sich besonders für kleine Unternehmen eignen.

Telefonanlage für KMU — Preis/Leistung muss stimmen

Eine Telefonanlage für kleine Unternehmen zeichnet sich idealerweise dadurch aus, dass sie schnell und einfach zu installieren ist, einfach zu verwalten ist und der Preis im Verhältnis zu den Vorteilen fair ist.

Für IT-Experten steht außer Frage, dass auch kleinere Unternehmen von den Vorteilen einer modernen Cloud-Telefonanlage enorm profitieren können. Denn allein die Vorteile im Bereich der Kundenkommunikation übertreffen das herkömmliche Festnetzgerät und Post — es macht sich bei Rückrufen um Längen Notizen. Digitale Telefonie ist daher nicht nur etwas für große Unternehmen. Es kann auch einen großen Beitrag dazu leisten, Prozesse und Abläufe zu beschleunigen, die Transparenz zu erhöhen und die „Verschwendung“ wertvoller Arbeitszeit zu minimieren.

Klar: Die Umstellung auf eine cloudbasierte Telefonanlage ist zunächst mit Kosten und einigem Aufwand verbunden. Wenn Sie sich jedoch für das richtige Produkt entscheiden, haben Sie einen Vorteil, gegen den die Investitionen nicht mehr ins Gewicht fallen.

Funktionen einer Telefonanlage für kleine Unternehmen

Selbst Lösungen, die speziell auf die Anforderungen kleinerer Unternehmen zugeschnitten sind, haben immer noch einen breiten Funktionsumfang. Und das reicht bereits aus, um zahlreiche Arbeitsprozesse deutlich zu vereinfachen.

Hier sind ein paar Beispiele für die Funktionen einer Cloud-Telefonanlage:

• Telefonkonferenzen: Fügen Sie einfach weitere Teilnehmer mit einem Klick hinzu
• Aufzeichnung: Telefonkonferenzen mit wichtigen Inhalten können vollständig aufgezeichnet und gespeichert werden — sofern alle Teilnehmer zustimmen. Eine ideale Grundlage, um beispielsweise Verträge zu erstellen oder hinterher Protokolle zu schreiben.
• Anruflisten: Das Sekretariat muss nicht mehr mühsam und handschriftlich eine Vielzahl von Telefonnummern mit Rückrufanfragen aufschreiben. Die Telefonnummern werden in der Anrufliste gespeichert (sofern sie nicht vom Anrufer selbst blockiert wurden). Rückrufanfragen können direkt über das Dashboard erstellt und an den gewünschten Gesprächspartner weitergeleitet werden.
• Anrufverwaltung und Warteschleife: Anrufe können mit nur einem Klick gehalten und weitergeleitet werden. Die Leitung selbst ist nicht besetzt, sodass weitere Anrufe entgegengenommen werden können.
• Postfach: Jetzt hat nicht nur das Handy ein Postfach, sondern auch der Festnetzanschluss. Im Gegensatz zu einem klassischen Anrufbeantworter erhält jeweils nur die einzelne Person die für sie wichtigen Nachrichten.
• Anschluss von Firmenhandys: Firmenhandys können auch über eine App in die Telefonanlage integriert werden. Auf diese Weise profitieren die Mitarbeiter vor Ort auch von Vorteilen wie dem Anrufmanagement.
• Mitarbeiter verbinden, die von zu Hause aus arbeiten: Mit einer cloudbasierten Telefonanlage können Ihre Home-Office-Mitarbeiter auch wie gewohnt von Kollegen und Kunden erreicht werden.
• Analyse: Um die betrieblichen Abläufe kontinuierlich zu verbessern und Ressourcen gezielter zu planen, können aus dem System entsprechende Statistiken und Analysen der gesamten Firmentelefonie abgerufen werden.
• Verbindung zum CRM-System: Konversationen und Notizen können mit dem CRM-System verknüpft werden. Vorteil: Eine ganzheitliche Datenbank, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, den Status Quo der Kundenbeziehungen und Kundenkommunikation transparent einzusehen.
• Beantwortung von Anrufen: Für den ersten telefonischen Kontakt mit der Zentrale oder der Rezeption muss ein Mitarbeiter nicht unbedingt arbeiten. Ein voreingestelltes Sprachmenü kann auch verwendet werden, um Sie professionell zu begrüßen und dann an die richtigen Kontakte oder Abteilungen weitergeleitet zu werden.

Welche Lösung welche dieser beispielhaften Funktionen (oder darüber hinaus) bietet, wird von den jeweiligen Anbietern vorab in ihrer Leistungsbeschreibung transparent kommuniziert.

Cloud-Telefonanlagen für KMU: Einfache Installation und Einrichtung

Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Telefonsystemen besteht darin, dass sie keine Hardware oder Telekommunikationstechniker benötigen. Dies spiegelt sich auch in den Beschaffungskosten wider, die wahrscheinlich weit unter dem liegen, was viele Kleinunternehmer annehmen. Cloud-Telefonie als solche funktioniert natürlich nicht ganz ohne Hardware. Der Unterschied zu herkömmlichen Telefonanlagen besteht jedoch darin, dass es Sache des Anbieters ist. Es ist sehr einfach und unkompliziert, über das Internet eine Verbindung herzustellen.

Die Anschaffung neuer Geräte kann ebenfalls unnötig sein, da Mobiltelefone, Laptops und PCs nun die Aufgaben des Telefons übernehmen können. Das einzige, was in diesem Zusammenhang Sinn macht, ist der Kauf von Headsets, sofern noch nicht verfügbar, für die Verwendung mit dem Computer. Alternativ können auch herkömmliche Telefongeräte verwendet werden, sofern sie an die Cloud-Telefonanlage angeschlossen werden können.

Auswahl, Installation und Wartung Ihrer neuen Telefonanlage

Wir sind Ihre kompetenten Ansprechpartner, wenn Sie sich für eine Umstellung auf eine moderne Cloud-Telefonanlage entscheiden. Wir beraten Sie zu den Lösungen, die am besten auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Nach Auswahl und Beschaffung kümmern sich unsere Experten natürlich auch um die professionelle Installation und kontinuierliche Wartung inklusive Update-Management und Administration.

Sie und Ihr Team können dann direkt von den beeindruckenden Vorteilen der neuen Telefonanlage profitieren und müssen sich nicht um die Technologie im Hintergrund kümmern. Nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

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