Strategische Personalplanung gewinnt zunehmend an Relevanz — auch für KMU. Der Einsatz digitaler Tools ist eine gute Idee, um sicherzustellen, dass Kosten und Nutzen ausgewogen sind.

Welche Vorteile das hat und welche Möglichkeiten es gibt, SPP mithilfe moderner Software auf ein neues Level zu heben, erfahren Sie hier.

Strategische Personalplanung in Unternehmen

Strategische Personalplanung (SPP) ist kein Trick mehr, den nur Personaldienstleister oder Logistikspezialisten lange Zeit ausführen müssen. Aufgrund des allgemeinen Fachkräftemangels und der seit Jahren steigenden Zahl von Krankheitstagen pro Mitarbeiter (enorm angestiegen durch die Corona-Pandemie als solche und ihre Nebenwirkungen auf die psychische Gesundheit) sind Unternehmen aller Größen und Branchen gezwungen, sich stärker mit dem Thema der strategischen Personalplanung zu befassen.

Die einzig häufig gestellte Frage lautet: Wie betreibt man das SPP professionell und effizient? Die Lösung ist vorerst einfach: mit digitalen Tools und entsprechender SPP-Software. Doch das Angebot ist so vielfältig wie verwirrend, sodass es manchmal schwierig sein kann, ad hoc die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Allein aus diesem Grund ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu überlegen, welche individuellen Anforderungen im eigenen Unternehmen bestehen. Oder anders ausgedrückt: Welche Funktionen werden benötigt und welche nicht.

Ziele der strategischen Personalplanung

Bei SPP geht es sowohl um das Gesamtbild als auch um jeden einzelnen Mitarbeiter. Das übergeordnete Ziel ist klar: Mitarbeiter sollen dort eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden. Auftragsspitzen müssen also genauso berücksichtigt werden wie Schulferientermine, Weiterbildungen oder auch Zeiten, in denen nicht viel los ist. Gute Software für die Personalplanung kann jedoch mehr als nur Termine und Ressourcen unter einen Hut zu bringen. Manchmal ist sie auch in der Lage, selbständig systematische Bedarfsanalysen durchzuführen oder die Kompetenzen des Teams zu erfassen.

Solche Tools werden in der Regel intuitiv über übersichtliche Dashboards bedient. Dies bedeutet jedoch nicht, dass neben der Investition in die SPP-Software selbst auch entsprechende Schulungen angeboten werden sollten. Dies ist daher ein weiterer Aspekt, der in dieser Ausgabe berücksichtigt werden sollte.

Einfach und vertraut: Personalplanung mit Office

Strategische Personalplanung muss nicht unbedingt mit einer speziellen Software durchgeführt werden, Excel und Access sind auch durchaus geeignet. Der Vorteil: Die Programme selbst sind etabliert und gewohnt, und viele Mitarbeiter haben Erfahrung im Umgang mit ihnen. Obendrein können die Klassiker mit Zusatzprogrammen „aufgemotzt“ werden, sodass beispielsweise Risiken für die Personalplanung identifiziert oder Maßnahmen abgeleitet werden können.

Vor einigen Jahren hat das Bundesarbeitsministerium in Zusammenarbeit mit dem Institut für Beschäftigung und Beschäftigungsfähigkeit der Hochschule Ludwigshafen auch das Pythia-Tool entwickelt. Überraschung: Es basiert auf dem klassischen Excel. Es wurde speziell für KMU entwickelt und ist ideal für den Einstieg in SPP. Pythia ermöglicht Analysen von Mitarbeiterzahlen sowie die Erstellung von Ergebnisberichten und die Übertragung von Grafiken zu Präsentationszwecken nach PowerPoint. Es ist als kostenloser Download ohne Registrierung verfügbar.

Tipp: Es gibt auch ein Schwesterprogramm namens Sibyl, dessen Kern die strategische Kompetenzplanung ist. Eine kostenlose Download-Version ist auch hier verfügbar.

Spezialsoftware für strategische Personalplanung

Jeder, der vom Anfänger zum Fortgeschrittenen aufsteigen möchte, ist mit einer bestimmten Software wahrscheinlich besser dran als mit Excel. Diese sogenannten Stand-Alone-Lösungen können auch interessant sein, wenn kleinere Tools oder selbst entwickelte Lösungen nicht mehr mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten können.

Der Softwaremarkt hat in dieser Hinsicht viel zu bieten. Während die Grundfunktionen mehr oder weniger dieselben sind, gibt es natürlich je nach Hersteller zusätzliche Funktionen — zum Beispiel für die Schichtplanung oder auch für die Planung neuer Unternehmensstandorte. Themen wie allgemeine Organisationsentwicklung, agiles Arbeiten oder Veränderungen im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses können ebenfalls einbezogen werden. Unser Tipp lautet daher: Überlegen Sie, welche Funktionen eine Personalplanungssoftware wirklich für Ihr Unternehmen benötigt. Es macht wenig Sinn, in ein komplexes Programm zu investieren, dessen Funktionsumfang ungenutzt bleibt. Andererseits sollte es auch nicht vorkommen, dass guter Rat nach der Kaufentscheidung teuer ist, weil wichtige Funktionalitäten fehlen.

Personalplanung mit KI

Bei größeren Unternehmen und Konzernen kann es etwas mehr sein. Eine Personalplanungssoftware für Ihre Bedürfnisse basiert zum Teil auf KI und entsprechenden Algorithmen, die beispielsweise in der Lage sind, für jeden Mitarbeiter persönliche Lernreisen zu erstellen oder zu analysieren, wer in welchen Bereichen noch Wissenslücken hat.

Solche Programme verwenden nicht nur Unternehmensdaten, sondern greifen auch auf externe Quellen und Echtzeitdatenbanken zurück. Dies ermöglicht es auch, allgemeine Arbeitsmarkttrends zu identifizieren und zu analysieren. Der Fokus liegt jedoch oft mehr auf Daten- und Unternehmensanalysen als auf praktischen Funktionen für die strategische Personalplanung. Solche Lösungen sind daher generell nicht für kleine und mittlere Unternehmen zu empfehlen.

Finden Sie die richtige HR-Software

Unsere Experten sind für Sie da, wenn Sie eine strategische Personalplanung in Ihrem Unternehmen etablieren möchten und dafür nach der optimalen Software suchen. Wir können Ihnen nicht nur die jeweiligen Vor- und Nachteile der verschiedenen Angebote verständlich erklären, sondern auch im Vorfeld analysieren, welche spezifischen Anforderungen tatsächlich bestehen. Eine Analyse der aktuellen Situation kann hier ebenfalls hilfreich sein. Denn je nachdem, welche Software in Ihrem Unternehmen bereits zum Einsatz kommt, sind bestimmte Lösungen besser oder schlechter geeignet (Stichwort: Kompatibilität und Ressourcen). Nach Auswahl und Beschaffung kümmern sich unsere Experten natürlich auch um die Installation und die laufende Administration der Software.

Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich persönlich beraten. Denn eines ist sicher: Das SPP bietet Unternehmen jeder Größe viele Vorteile und verhindert gleichzeitig ressourcenbedingte Risiken.

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Weitere Links:
Haufe, Personal-Pythia

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