Möchten Sie Ihre IT-Kosten senken, weil Inflation und Energiekrise bedeuten, den Gürtel enger zu schnallen? Die Idee ist gut, aber hüten Sie sich vor rücksichtslosen Kürzungen.

Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre IT-Kosten senken können, ohne Abstriche bei Sicherheit und Produktivität zu machen.

Niedrigere IT-Kosten in Zeiten der Inflation

Generell steigen die IT-Kosten seit Jahren in fast jedem Unternehmen jeder Branche stetig. Ein Grund dafür: Die Entwicklung der Cyberkriminalität. Immer perfidere Cyberangriffe auf Unternehmen machen kontinuierliche Investitionen in die IT-Sicherheit unumgänglich. Gleichzeitig führen die Entwicklungen in der Digitalisierung dazu, dass die Töpfe immer größer werden müssen, wenn man im (internationalen) Wettbewerb mithalten will.

Aber was jetzt, in Zeiten der Inflation und der Energiekrise? Viele Unternehmen fragen sich, wo sie Kosten senken können, um ihre Rentabilität aufrechtzuerhalten. Die gute Nachricht: Wenn Sie Ihre IT-Kosten senken wollen oder müssen, müssen Sie nicht unbedingt Risiken eingehen oder Ihre Wettbewerbsfähigkeit verlieren. Vielmehr ist es wichtig, genau zu prüfen, welche Kosten wirklich notwendig sind. Und vor allem: Welches nicht.

Senken Sie die IT-Kosten, aber sparen Sie nicht am falschen Ende

Das Wichtigste ist: Gehen Sie keine Kompromisse ein, wenn es um Ihre gesamte IT- und Datensicherheit geht. Sie wissen: Ihre Daten sind quasi das Gold Ihres Unternehmens. Es wäre grob fahrlässig, das Risiko einzugehen, Opfer von Cyberangriffen mit Ransomware und Co. zu werden, indem Investitionen verpasst oder Kosten gesenkt werden. Vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, dass IT-Ausfallzeiten enorme wirtschaftliche Schäden verursachen können. Weil Zahltag erst am Ende ist. Und die Kosten von Ausfällen können viel höher sein als das, was Sie im Voraus durch Einsparungen wettgemacht haben.

Dennoch gibt es nützliche Maßnahmen und Ideen, mit denen Sie Ihre IT-Kosten senken können. Und das nicht nur kurzfristig, sondern auch nachhaltig und um Ihr Unternehmen weiter auszubauen. Wir werden Ihnen nun einige davon vorstellen.

IT-Kosten senken — fünf Ideen

Vorweg: Unsere Ideen und Spartipps sind keineswegs universell und es liegt an Ihnen, individuell zu prüfen, ob eine Umsetzung sinnvoll ist oder nicht.

1. Ungenutzte Software und Tools abschaffen

In vielen Unternehmen hat sich — vor allem in den letzten Jahren — ein regelrechtes Software-Sammelsurium gebildet. Aufgrund der Dynamik und Geschwindigkeit, mit der Anbieter ihre Programme weiterentwickeln, sind häufige Änderungen der Anwendungssoftware keine Seltenheit. Und das ist im Prinzip auch gut, denn jede Innovation trägt manchmal dazu bei, Prozesse zu beschleunigen oder die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Es ist wichtig, die ungenutzten „alten Schätze“ nicht völlig aus den Augen zu verlieren. Im schlimmsten Fall haben Sie für Lizenzen und Wartung von Software bezahlt, die niemand mehr verwendet (siehe Tipp 3). Unser Tipp lautet daher: Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Programme, die einmal in Ihrem Unternehmen verwendet wurden und grundsätzlich immer noch verfügbar sind. Anschließend ist konsequentes Ausmisten an der Tagesordnung.

2. Hardware auf die Probe stellen

Was für die Software gilt, gilt auch für die Hardware. Hier können jedoch zwei Szenarien auftreten.

Nummer eins: Ihr Unternehmen verfügt über einen Lagerraum voller ungenutzter Hardware. Wenn das im Prinzip immer noch funktioniert, kann man es verkaufen und so gleichzeitig die Idee einer nachhaltigen IT im Sinne von „Zero Waste“ unterstützen. Alternativ können Sie ungenutzte Hardware spenden — zum Beispiel an Schulen oder andere Bildungseinrichtungen. Gleichzeitig tust du etwas Gutes und polierst dein Image.

Szenario Nummer zwei: Sie verwenden veraltete Hardware in wichtigen Bereichen. Das Problem dabei: Es kann sich herausstellen, dass es sich um einen Bremsbelag handelt. Denken Sie hier langfristig, auch wenn der Kauf neuer Hardware auf den ersten Blick wenig mit der Absicht zu tun hat, „IT-Kosten zu senken“. Mittel- bis langfristig zahlt sich der Einsatz moderner Hardware immer aus, da damit neue Technologien eingesetzt und Prozesse beschleunigt werden können.

3. Kosten sparen durch Lizenzmanagement

Noch einmal zurück zur Software. Die IT-Kosten können auch mit Programmen gesenkt werden, die noch verwendet werden. Nämlich immer dann, wenn Sie mehr Lizenzen haben als Mitarbeiter, die sie verwenden. Die Lösung des Problems: Richten Sie ein Lizenzmanagementsystem ein. Das Beste: Es gibt noch einen weiteren Vorteil, denn im Rahmen der laufenden Verwaltung aller Softwarelizenzen passiert es Ihnen auch nicht, unter einer Lizenz zu arbeiten. Denn wer dabei erwischt wird, muss mit hohen Bußgeldern rechnen.

Umgekehrt kann man mit Lizenzen auch Geld verdienen, denn ähnlich wie bei gebrauchter Hardware gibt es auch dafür einen Gebrauchtmarkt. Unser Tipp: Lassen Sie sich dazu von einem Experten beraten.

4. Digitalisieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe

Dank technologischer Innovationen und Digitalisierung können zahlreiche Prozesse in Unternehmen optimiert oder beschleunigt werden. Und da Zeit am Ende des Tages immer Geld ist, kann man manchmal richtig Geld sparen. Manchmal geht es also nicht darum, auf IT-Investitionen zu verzichten, sondern die Personalkosten durch den Einsatz moderner IT zu senken. Denn wenn Automatisierungsprogramme eingesetzt werden oder gar cloudbasiertes, kollaboratives Arbeiten nur möglich ist, sparen alle Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Dies kann dann genutzt werden, um das Unternehmen wirklich voranzutreiben und neue Projekte in Angriff zu nehmen.

5. Verwenden Sie Automatisierung

Gerade im Bereich der IT-Sicherheit lassen sich die Kosten effektiv senken, wenn Sie auf Automatisierung setzen. Anstatt beispielsweise immer wieder manuell zu überprüfen, welche Software und Tools für sicherheitsrelevante Updates verfügbar sind, und diese dann durchzuführen, erledigt das integrierte Patchmanagement all dies automatisch. Das Gleiche gilt für die Themen Virenschutz und Firewall. Wenn Sie sich für Managed Services entscheiden, können diese zeitaufwändigen (aber äußerst wichtigen) Aufgaben schnell und einfach ausgelagert werden.

Professioneller IT-Management-Support

Unsere IT-Experten sind nicht nur echte Profis darin, die gesamte Infrastruktur von Unternehmen ständig zu warten und sich um alle Herausforderungen zu kümmern. Im Rahmen einer unverbindlichen und herstellerunabhängigen Beratung sind wir auch in der Lage, wertvolle Einsparpotenziale für Sie zu erhöhen und sich dann um die Umsetzung aller Maßnahmen zu kümmern.

Wenn Sie also Ihre IT-Kosten senken möchten, kann die Lösung sehr einfach sein: Holen Sie sich one4 IT an Ihre Seite. Wir beraten Sie gerne individuell. Nutzen Sie die zahlreichen Kontaktmöglichkeiten und erfahren Sie mehr über die vielen Vorteile der Übergabe der Verwaltung Ihrer Unternehmens-IT.

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