Ein Co-Pilot wie dieser ist etwas Nettes: Er ist immer an der Seite des Piloten und nimmt ihm viele (nervige) Aufgaben ab. Auch normale Büroangestellte sollten in Zukunft etwas Ähnliches erleben können — mit Microsoft 365 Copilot.

Wir erklären, was der Microsoft Copilot ist und verraten, wann er verfügbar sein sollte.

KI-Tools sind echte Alleskönner

KI-Tools sind in aller Munde. Ausgelöst wurde das Ganze durch den riesigen Hype um ChatGPT Anfang 2023. Der Textroboter mit künstlicher Intelligenz überraschte sowohl Experten als auch Journalisten mit seinen Ergebnissen. Seitdem scheinen KI-Tools wie Pilze aus dem Boden zu sprießen.

Es gibt zum Beispiel das Tool „Midjourney“, das bei der Bilderstellung hilft, es gibt „Synthesia“, mit dem Videos erstellt werden können, und es gibt „AgentGPT“, das bei der Aufgabenverwaltung und Planung helfen soll. Diese Beispiele werden hier nur als Beispiele genannt, denn tatsächlich ist die Liste der KI-Tools inzwischen sehr, sehr lang. Wie lang? Die Website BUZZMATIC hat derzeit eine „ultimative Liste von über 700 KI-Tools“…

Der Softwareriese Microsoft ist natürlich auch an diesem Trendthema beteiligt. ChatGPT ist jetzt als KI-gestütztes Co-Pilotprojekt für das Web in die Bing-Suchmaschine von Microsoft integriert. Und bald soll ein solcher Copilot auch für Microsoft-Office-Anwendungen verfügbar sein — mit Microsoft 365 Copilot (auch: Microsoft Copilot).

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot (auch: Microsoft Copilot) ist ein KI-gestütztes Tool, das direkt in die klassischen Office-Anwendungen Word, Teams, Outlook, PowerPoint und Excel in Microsoft 365 integriert werden kann und dem Benutzer dann bei der Ausführung seiner Aufgaben hilft. So wie der Co-Pilot den Captain im Flugzeug unterstützt, arbeitet der Microsoft Copilot für den Anwender und entlastet ihn von (Teil-) Aufgaben. Dies soll es den Nutzern ermöglichen, noch kreativer und produktiver zu arbeiten und ihre persönlichen Fähigkeiten zu verbessern.

Das kostenpflichtige Tool verwendet große Sprachmodelle, sogenannte Large Language Models (LLM), und kombiniert deren Funktionen mit Microsoft Graph-Daten und Microsoft 365-Apps. Der MS Copilot ist so in der Lage, Informationen und Daten aus verschiedenen Apps und Speicherorten zusammenzustellen und zu brauchbaren Ergebnissen zusammenzuführen — bei Microsoft heißt diese Funktion Business Chat.

Ein Beispiel: Ein Benutzer bittet das System per Spracheingabe, das Team über die neueste Überarbeitung der Produktstrategie zu informieren. Business Chat sammelt selbstständig Informationen aus Besprechungen, E-Mails und Chat-Verläufen und generiert das angeforderte Update für das Team.

Was kann Microsoft Copilot?

Der Microsoft 365 Copilot unterstützt Anwender bei ihrer täglichen Arbeit in gängigen Microsoft Office-Programmen, also Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, aber auch in etwas weniger bekannten Programmen wie Whiteboard, OneNote, Loop und Viva (Microsofts Employee Experience Platform).

Benutzer bitten das KI-basierte Tool, bestimmte Aufgaben entweder per Sprach- oder Texteingabe auszuführen. Kurz gesagt, Microsoft 365 sollte in der Lage sein, einzelne Arbeitsschritte zu übernehmen und dem Anwender zur Seite zu stehen, sodass er mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben hat und die Produktivität steigt.

Das Spektrum ist vielfältig: Copilot ist unter anderem in der Lage, Texte und Präsentationen zu erstellen, Daten zu analysieren, E-Mail-Kommunikation abzuwickeln oder Sitzungsprotokolle zu erstellen. Eine völlig neue Funktion namens Business Chat, die fast wie ein persönlicher Assistent funktioniert. Im Folgenden schauen wir uns genauer an, wie der Copilot die gängigsten Microsoft-Programme unterstützt.

Copilot in Word

Nutzer können den Microsoft 365 Copilot in Word nutzen, um erste Textentwürfe zu erstellen. Es reicht eine kurze Eingabeaufforderung und schon macht sich der Copilot an die Arbeit. Dabei greift das Tool entweder auf bestimmte, vom Nutzer ausgewählte bereits vorhandene Dateien zurück oder aber er sucht sich die benötigten Informationen selbstständig aus den Unternehmensdaten zusammen. Ein Beispiel für die Nutzung von Copilot in Word wäre der Befehl: „Verfasse eine Pressemitteilung zum Thema XY auf Grundlage dieser Präsentation.“

Die Nutzer sollten den Co-Piloten auch anweisen können, bestehende Dokumente mit Inhalten zu ergänzen, Texte zusammenzufassen oder Dokumente sogar umzuschreiben — zum Beispiel, um prägnantere Formulierungen zu erhalten oder einen besonders professionellen, freundlichen oder lockeren Tonfall zu wählen.

Copilot in Excel

In Excel hilft Copilot bei der Datenanalyse — nicht nur durch die Eingabe bestimmter Formeln, sondern auch durch Sprach- oder Textanweisungen. Ein Beispiel wäre die Anfrage: „Analysieren Sie die Quartalszahlen und fassen Sie daraus drei wichtige Trends zusammen“. Und der Co-Pilot macht sich auf den Weg und erledigt die für ihn gestellte Aufgabe.

In Excel ist der Microsoft 365 Copilot auch in der Lage, Korrelationen aufzudecken, Was-wäre-wenn-Szenarien einzurichten oder sogar neue Formeln vorzuschlagen, die auf den Fragen des Benutzers basieren. Letztlich geht es darum, den Nutzern die Arbeit mit Daten zu erleichtern, Analysen zu vereinfachen und Trends früher zu erkennen.

Copilot am Power Point

Auch bei PowerPoint sollte der Copilot dem Anwender helfen. So sollte es beispielsweise möglich sein, eine Präsentation automatisch auf Basis eines Word-Dokuments erstellen zu lassen, einschließlich Bildern, die entweder aus dem Archiv stammen oder mit einem integrierten KI-Bildtool erstellt wurden.

Der Benutzer kann dann natürlich selbst Änderungen vornehmen und das Design an seinen eigenen Geschmack anpassen — und der Copilot kann ebenfalls verwendet werden. Eine Anfrage könnte beispielsweise wie folgt lauten: „Formatieren Sie die drei Aufzählungspunkte in drei Spalten mit jeweils einem Bild“. Gerade für Anwender, die mit dem Programm nicht sehr vertraut sind, wäre die Unterstützung des Co-Piloten daher Gold wert, insbesondere für Anwender, die mit dem Programm nicht sehr vertraut sind.

Und umgekehrt ist der Co-Pilot auch hilfreich: Er kann in wenigen Sekunden eine Zusammenfassung vorhandener Präsentationen, die viele Folien enthalten können, zaubern. Mit anderen Worten, der Co-Pilot punktet auch hier, indem er Zeit spart.

Copilot auf Outlook

Verbringen Sie weniger Zeit damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten — das klingt für viele Büroangestellte sicherlich vielversprechend! Der Copilot sollte genau das ermöglichen, indem er aus nur wenigen Notizen eine ausgefüllte E-Mail formuliert. Bei Bedarf verwendet der Microsoft Copilot auch Dokumente aus dem Microsoft 365-Universum.

Die Länge des Textes lässt sich sehr einfach anpassen und der Tonfall kann auch einfach von freundlich auf geschäftlich oder von freundlich auf ernst geändert werden — alles einfach per Sprachbefehl, über eine Textaufforderung oder mit Hilfe eines Controllers.

Ebenfalls praktisch: Anstatt sich mit mehreren Personen selbst durch verworrene E-Mail-Threads kämpfen zu müssen, können Benutzer ihren Co-Piloten um eine Zusammenfassung bitten, in der die Sichtweise jedes Einzelnen und eine Übersicht über die verbleibenden Fragen enthalten sind.

Copilot im Team

Der Microsoft 365 Copilot sollte sich auch in Microsoft Teams als nützlicher Begleiter erweisen und letztlich die Zusammenarbeit sowohl zwischen Kollegen als auch mit externen Kommunikationspartnern erleichtern. Tritt ein Teilnehmer beispielsweise etwas später einem virtuellen Meeting bei, kann er den Co-Piloten im Chat um eine Zusammenfassung der vorherigen Konversation bitten und ist somit sofort auf dem Laufenden.

Ebenso sollte der Co-Pilot nach einem Treffen eine Aufzeichnung der Konversation erstellen, die wichtigsten Inhalte zusammenfassen, die sich aus dem Gespräch ergebenden Aufgaben auflisten und bei der Nachverfolgung mit den verantwortlichen Kollegen helfen. Nach lebhaften Diskussionen erweist sich der Co-Pilot als nützlich, indem er die genannten Vor- und Nachteile zum zur Diskussion stehenden Thema zusammenfasst und anschaulich darstellt.

NEU: der Business-Chat

Mit Microsoft 365 Copilot findet der Business-Chat auch seinen Weg auf die Geräte der Nutzer — genauer gesagt als Chat in Microsoft Teams. Dort können Sie mit dem Co-Piloten in Ihrem eigenen privaten Chat kommunizieren, genau wie mit echten Geschäftspartnern.

Das kann bedeuten, dass der Copilot den Benutzer am Morgen begrüßt und ihm Vorschläge für den Start in den Tag gibt. Er könnte beispielsweise anbieten, über ein bestimmtes Projekt auf dem Laufenden zu bleiben. Der Benutzer kann dem Vorschlag folgen, indem er zum Beispiel fragt: „Gab es seit gestern Neuigkeiten zu Projekt XY“? Und der Copilot fasst dazu eine neu eingegangene E-Mail zusammen, einschließlich eines Links zur E-Mail.

Business Chat verwendet Microsoft Graph und kann daher Daten aus Dokumenten, Präsentationen, E-Mails, Kalendern, Notizen und Kontakten kombinieren. Eine nervige Suche für den Nutzer selbst ist somit unnötig und er kann seine Zeit sinnvoller nutzen.

Wann wird Microsoft 365 Copilot verfügbar sein?

Der Microsoft 365 Copilot wird Microsoft 365-Unternehmenskunden weiterhin im Jahr 2023 zur Verfügung stehen, was wahrscheinlich das dritte oder spätestens vierte Quartal ist.

Wie schon bei vielen anderen Innovationen und völlig neuen Produkten von Microsoft geht der Softwaregigant bei der Einführung von Microsoft Copilot wieder schrittweise vor: Seit dem 16. März haben 20 Unternehmenskunden — darunter große Konzerne wie General Motors — den Co-Piloten getestet und ihre Erfahrungen damit an Microsoft weitergegeben, am 9. Mai wurde das Early Access-Programm gestartet, eine kostenpflichtige Vorschau, zu der zunächst 600 Unternehmen weltweit eingeladen wurden. Auch hier wird nun Feedback gesammelt, das genutzt werden kann, um weitere Optimierungen vorzunehmen, bevor der endgültige Roll-Out beginnt.

Wie viel kostet Microsoft 365 Copilot?

Eines ist sicher: Der Microsoft 365 Copilot wird in Zukunft nicht einfach fest in Microsoft 365 integriert sein. Es handelt sich um eine kostenpflichtige Ergänzung, die Unternehmen auf Anfrage hinzufügen können. Wie hoch die Kosten genau sein werden, ist aktuell, Stand Juni 2023, aber noch nicht bekannt. Sobald es weitere Informationen dazu gibt, werden wir diesen Beitrag natürlich aktualisieren.

Egal wie hoch der Preis sein sollte, ein Testlauf könnte durchaus Sinn machen. Denn: Wenn die Zeitersparnis durch den Copiloten tatsächlich so groß ist, würden sie die zusätzlichen Kosten für das neue KI-Tool sicherlich schnell wieder wettmachen. Die praktische Anwendung wird es zeigen.

IT-Experten navigieren im Microsoft-Universum

Alles in allem klingt es so, als könnte sich der von Microsoft vorgestellte Copilot als äußerst hilfreich erweisen. Wer weiß: Es könnte tatsächlich unsere Arbeitsweise revolutionieren und uns auf ein bisher unvorstellbares Produktivitätsniveau bringen. Bevor das passieren kann, sollten Unternehmen jedoch vor allem eine wichtige Hausaufgabe erledigt haben: Sie sollten sicherstellen, dass Microsoft 365 im Unternehmen so optimal wie möglich eingerichtet ist, damit der Copilot nach der Integration optimal funktionieren kann.

Beides — sowohl die optimale Einrichtung aller Microsoft-Tools als auch die Integration von Microsoft 365 Copilot — kann leider ziemlich kompliziert sein. Schließlich ist es auch das Microsoft-Universum selbst. Unsere IT-Experten helfen Ihnen daher gerne bei der Einrichtung und beraten Sie im Anschluss gerne. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann kontaktieren Sie uns!

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