Telearbeit ist seit der Corona-Pandemie aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Das stellt Führungskräfte vor eine Herausforderung: Sie müssen Führung auf Distanz üben.

Wir erklären genau, was Führung auf Distanz ist und welche Tipps Manager verwenden, um (virtuelle) Teams auch aus der Ferne zu führen.

Die neue Normalität bringt neue Herausforderungen

Neue Normalität — so wird die soziale Etablierung der Telearbeit seit der Corona-Pandemie im Fachjargon beschrieben. Nachdem sich gezeigt hat, dass sich die Arbeitswelt auch dann weiter dreht, wenn Mitarbeiter nicht im Büro, sondern zu Hause vor dem Laptop sitzen, liegt der Fokus auch über die Zeit der Pandemie hinaus weitgehend auf Homeoffice oder Telearbeit. Die Mitarbeiter wollen die Vorteile nicht mehr missen: Sie haben sich daran gewöhnt, selbst entscheiden zu können, wann, wo und wie sie arbeiten — und sie haben gelernt, Aufgaben selbstständig zu planen und zu priorisieren sowie Probleme eigenständig zu lösen.

The New Normal bietet Unternehmen auch eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie sind attraktiv für Mitarbeiter, die flexible und selbstbestimmte Arbeitsbedingungen suchen, sie können Fachkräfte auf einem globalen Arbeitsmarkt rekrutieren, indem sie von überall aus arbeiten, und sie profitieren davon, dass Mitarbeiter, die sich aufgrund des zusätzlichen Freiraums wohl und wertgeschätzt fühlen, oft motivierter und produktiver arbeiten.

Die neue Normalität bringt jedoch auch neue Herausforderungen mit sich: Manager müssen lernen, Mitarbeiter und Teams auch aus der Ferne zu managen. Aber was genau erfordert Führung auf Distanz?

Was ist Führung auf Distanz?

Per Definition bedeutet Führung auf Distanz, dass Manager ihre Mitarbeiter ohne direkten persönlichen Kontakt anleiten. Im engeren Sinne findet Kommunikation sogar ausschließlich ohne direkten Kontakt statt. Das bedeutet, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter nur schriftlich und telefonisch miteinander kommunizieren oder sich in einer Videokonferenz virtuell gegenübersitzen. Aus diesem Grund wird oft von virtuellen Touren gesprochen.

Remote Leadership wird beispielsweise in (Start-) Unternehmen, die keine eigenen Büros haben, praktiziert. Die virtuellen Teams arbeiten ausschließlich digital zusammen — vom Homeoffice aus, von einem Coworking Space aus oder nach dem Prinzip der Arbeit — von überall auf der Welt. Je nach Situation können sie sich in unregelmäßigen Abständen treffen, wenn intensiv an einem Projekt oder gar an der Budgetplanung gearbeitet werden soll.

Führung auf Distanz + persönliche Führung = hybride Führung

Wenn Führung auf Distanz eher auf der Seite der traditionellen Führung steht, anstatt sie vollständig zu ersetzen, handelt es sich daher auch um hybride Führung als hybride Form. Dieser Fall tritt ein, wenn Unternehmen nach einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten, beispielsweise nach dem 3-2-2-Modell, bei dem täglich von zu Hause aus und täglich in einem Büro gearbeitet wird. Auch wenn nur einzelne Mitarbeiter aufgrund ihrer persönlichen Situation komplett remote arbeiten und daher remote verwaltet werden, handelt es sich insgesamt um eine hybride Form der Führung.

Bei The New Normal geht es also nicht nur darum, Führung auf Distanz zu beherrschen, sondern auch darum, eine optimale Mischung aus Mitarbeiterführung in Präsenz und Distanz zu finden, die alle Beteiligten abholt und ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. Dies kann durchaus einen Balanceakt erfordern. Carsten Maschmeyer, deutscher Finanzunternehmer und bekannt als Juror und Investor der VOX-Serie „Den of the Lions“, hält es für unverzichtbar, dass Manager Führung aus der Ferne lernen und beherrschen.

Tipps: Wie kommt man aus der Ferne zurecht

Fakt ist: Führen auf Distanz ist eine besondere Herausforderung, die andere Fähigkeiten und Techniken erfordert als Führung in einer traditionellen Büroumgebung. Hier sind ein paar Tipps, die Managern helfen können, ihre Teams erfolgreich auf Distanz zu halten:

• Kommunizieren Sie klar und effizient.
  Kommunikation ist entscheidend, wenn sich das Team nicht physisch an einem Ort befindet. Sie müssen daher sicherstellen, dass Ihre Anweisungen klar und präzise sind. Sie sollten auch sicherstellen, dass alle Teammitglieder über dieselben Informationen verfügen, da es sonst zu Missverständnissen kommen kann. Verwenden Sie verschiedene Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen, E-Mails und Chat, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen.
• Schaffen Sie klare Arbeitsstrukturen.
  Etablieren Sie klare Strukturen für Arbeitsprozesse, damit jeder weiß, wie und wann Aufgaben erledigt werden sollen. Das hilft, Unsicherheiten abzubauen und Prozesse am Laufen zu halten.
• Setzen Sie klare Erwartungen.
  Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied weiß, was von ihm erwartet wird. Setzen Sie sich klare Ziele und Meilensteine und kommunizieren Sie diese regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern.
• Fördern Sie Vertrauen und Zusammenarbeit.
  Vertrauen und Zusammenarbeit sind für den Erfolg virtueller und hybrider Teams unerlässlich. Übergeben Sie Ihren Mitarbeitern Verantwortung und zeigen Sie ihnen, dass Sie ihnen vertrauen. Dazu gehört auch, dass sich Mitarbeiter selbst organisieren.
• Unterstützen Sie Ihre Teammitglieder.
  Auch wenn Sie nicht physisch da sind, können Sie Ihre Teammitglieder trotzdem unterstützen. Stellen Sie sicher, dass sie über die Ressourcen und die Unterstützung verfügen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Es ist am besten, regelmäßige Feedback-Gespräche mit jedem Mitarbeiter zu führen, um zu zeigen, dass Sie für ihn da sind, wenn er Probleme hat. Indem Sie in diesen Gesprächen Erfolge loben und Verbesserungsvorschläge machen, unterstützen Sie die persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter.
• Zeigen Sie Interesse an Gesundheit und Wohlbefinden.
  Wenn Sie sich nicht jeden Tag persönlich sehen, ist es schwierig, Verhaltensänderungen zu erkennen. In Einzelgesprächen sollten Sie daher auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter achten. Sorgen Sie dafür, dass sie Pausen einlegen und genügend Zeit haben, sich zu erholen.
• Vereinbaren Sie regelmäßige Teamsitzungen.
  Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt bleiben. Vereinbaren Sie regelmäßige Teamsitzungen, um sich auf dem Laufenden zu halten, Probleme zu besprechen und die Moral im Team zu stärken. Die Treffen sind auch eine gute Gelegenheit, Lob oder konstruktives Feedback auszudrücken.
• Fördern Sie den Teamgeist.
  Auch wenn Sie nicht persönlich zusammenkommen können, ist es wichtig, dass sich Ihre Teammitglieder miteinander verbunden fühlen. Fördern Sie die soziale Interaktion, indem Sie Teamaktivitäten online organisieren oder virtuelle Kaffeepausen planen.
• Verwenden Sie die richtigen Tools und Technologien.
  Es gibt eine Vielzahl von Tools und Technologien, mit denen Sie Ihre Teams aus der Ferne verwalten können. Verwenden Sie diese Tools, um die Kommunikation zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität zu verbessern.
• Seien Sie flexibel und denken Sie über Ihre Führung nach.
  Führung auf Distanz erfordert Flexibilität von allen Beteiligten. Seien Sie bereit, auf unerwartete Ereignisse zu reagieren. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren eigenen Führungsstil und passen Sie ihn an die Bedürfnisse Ihres virtuellen Teams an.

Aus der Ferne zu führen kann eine Herausforderung sein, aber es ist auch eine Gelegenheit, neue Führungsansätze zu entwickeln. Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unseren Tipps zum Führen auf Distanz weiterhelfen konnten.

Nützliche Tools für die Führung aus der Ferne

Technologische Tools und Plattformen spielen bei der Führung aus der Ferne eine entscheidende Rolle. Dementsprechend ist es wichtig, sich mit den richtigen Tools vertraut zu machen und zu verstehen, wie sie effektiv eingesetzt werden können. Hier ein Überblick über die wichtigsten Tools:

• Projekt-Management-Tools:
  Projekt-Management-Tools sind integral für die Strukturierung von Aufgaben und die Organisation von Arbeitsabläufen in virtuellen Teams. Beispiele für solche Tools sind Asana, Trello und Jira. Diese Plattformen ermöglichen es, Aufgaben zuzuweisen, Fristen zu setzen und Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen. Tipps zur effektiven Nutzung dieser Tools umfassen die klare Definition von Aufgaben, die Festlegung realistischer Fristen und die Förderung der Transparenz, damit Teammitglieder den Überblick über den Projektstatus behalten können.
• Videokonferenzsysteme:
  Für Meetings, Brainstorming-Sitzungen und den persönlichen Austausch sind Videokonferenzsysteme entscheidend. Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Cisco Webex ermöglichen es Teams, sich trotz räumlicher Distanz in Echtzeit zu treffen. Wichtig ist, eine klare Agenda für Meetings festzulegen, Interaktionen zu fördern, virtuelle Präsenz zu betonen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder teilnehmen können.
• Instant-Messaging-Plattformen:
  Kommunikation in Echtzeit ist ein wichtiger Aspekt der Führung aus der Ferne — und Instant-Messaging-Plattformen spielen dabei eine zentrale Rolle. Slack, Microsoft Teams und Telegram sind Beispiele für Plattformen, die eine schnelle und direkte Kommunikation ermöglichen. Führungskräfte sollten klare Kommunikationsrichtlinien festlegen, den Informationsaustausch erleichtern und sicherstellen, dass die Plattform als Ort für die Zusammenarbeit im Team genutzt wird.

Technologische Tools und Plattformen sind unverzichtbare Werkzeuge für die Führung aus der Ferne. Der effektive Einsatz dieser Tools ermöglicht nicht nur eine reibungslose Zusammenarbeit, sondern fördert auch Transparenz, Kommunikation und den Erfolg virtueller Teams. Die Bedingungen müssen jedoch stimmen: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die notwendigen Ressourcen haben und im Umgang mit den Tools geschult sind.

Persönliche Treffen in unregelmäßigen Abständen

Trotz der Möglichkeit, auch aus der Ferne erfolgreich mit Teams aus der Ferne zu arbeiten, ist es durchaus sinnvoll, in unregelmäßigen Abständen persönliche Treffen abzuhalten. Solche persönlichen Treffen bieten umfangreiche Möglichkeiten für intensiven Austausch und strategische Planung. Ein Beispiel hierfür wäre ein jährlicher Strategieworkshop, bei dem die Teammitglieder zusammenkommen, um Ziele, Herausforderungen und Meilensteine für das kommende Jahr zu besprechen.

In einem solchen physischen Umfeld können komplexe Themen detaillierter besprochen werden, und die direkte Interaktion fördert ein tieferes Verständnis. Insbesondere für strategische Diskussionen und die Entwicklung großer Visionen bieten persönliche Treffen Raum für Kreativität und Innovation, was in virtuellen Umgebungen manchmal schwierig zu erreichen ist. Auch die Entwicklung neuer, vielleicht auch ungewöhnlicher Ideen gelingt in einer solchen Umgebung oft besser als in einem ruhigen Raum zu Hause.

Darüber hinaus eignen sich persönliche Treffen auch für intensive Projektbesprechungen. In Phasen, in denen eine intensive Zusammenarbeit und der direkte Gedankenaustausch erforderlich sind, können Teams von körperlicher Präsenz profitieren. Das fördert nicht nur eine effiziente Problemlösung, sondern stärkt auch den Teamgeist und die Bindung zwischen den Teammitgliedern.

Neue Mitarbeiter: Schulung vor Ort

In Unternehmen, die eine hybride Arbeitsweise praktizieren, kann es auch sinnvoll sein, neue Mitarbeiter zunächst persönlich zu schulen. Dies gewährleistet nicht nur eine umfassende Einführung in die Unternehmenskultur und Werte, sondern ermöglicht es auch, eine persönliche Verbindung zu Kollegen herzustellen, beispielsweise durch gemeinsame Pausen und Mittagessen.

Die Anfangsphase eines neuen Mitarbeiters ist entscheidend für einen erfolgreichen Start in einem Unternehmen. Durch die physische Präsenz der Kollegen vor Ort können Fragen sofort geklärt werden und der soziale Aspekt der Arbeit wird gestärkt. Das erleichtert die Integration ins Team und hilft neuen Mitarbeitern, sich wohl zu fühlen und schneller produktiv zu arbeiten — und länger im Unternehmen zu bleiben. Einige Unternehmen haben festgestellt, dass Mitarbeiter, die während der Corona-Pandemie aus der Ferne geschult wurden, das Unternehmen schneller verlassen.

Schulungen vor Ort können auch neuen Teammitgliedern helfen, sich mit den virtuellen Tools und Plattformen vertraut zu machen, die bei ihrer täglichen Arbeit verwendet werden. Ein persönlicher Austausch erleichtert die Überwindung virtueller Barrieren und schafft eine solide Grundlage für erfolgreiche Telearbeit in der Zukunft.

IT-Dienstleister fördern virtuelle Führung

Die Führung aus der Ferne basiert grundsätzlich auf der entsprechenden technischen Ausstattung. Mit anderen Worten: Ohne die richtige IT-Ausrüstung sind Telearbeit und in zweiter Linie virtuelle Führung einfach nicht möglich. Unser Tipp: Um optimale Bedingungen für das Arbeiten in der Neuen Normalität zu schaffen, können Unternehmen auf die Unterstützung von IT-Dienstleistern setzen — zum Beispiel durch einen Experten von one4 IT.

Einerseits helfen diese externen IT-Dienstleister dabei, die notwendige IT-Ausrüstung für Telearbeit bereitzustellen — darunter Laptops, zusätzliche Monitore, Dockingstationen und Headsets mit Geräuschminimierung. Auf der anderen Seite stellen sie auch nützliche Tools zur Verfügung und sorgen für deren optimale Integration. Die Spezialisten helfen bei der Auswahl geeigneter Projektmanagement-Tools, Videokonferenzsysteme und Instant-Messaging-Plattformen, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, und ermöglichen so eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen virtuellen Teams.

Darüber hinaus können IT-Dienstleister Schulungen und umfassenden Support anbieten, um sicherzustellen, dass Manager und Mitarbeiter die Technologietools optimal nutzen können. Kontinuierliche Unterstützung durch IT-Experten hilft dabei, alle Herausforderungen schnell zu bewältigen und die Effektivität der Fernverwaltung zu maximieren.

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Weitere Informationen:
t3n, HAUFE AKADEMIE, Personio, WPGS
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Es sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten gemeint.

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