Edward Snowden ist ein Beispiel dafür, wie sich der Versuch, Missstände aufzudecken, rächen kann. Das neue Whistleblower-Schutzgesetz, das Unternehmen jetzt umsetzen müssen, soll hier helfen. Zum Beispiel durch ein digitales Whistleblowing-System.

Wir erklären, was es mit dem Whistleblower-Schutzgesetz auf sich hat, warum Unternehmen jetzt handeln müssen und wie ein digitales Hinweisgebersystem aussehen kann.

Whistleblower leben gefährlich

Der Fall Edward Snowden schlug damals große Wellen: Der ehemalige CIA- und NSA-Techniker enthüllte 2013 geheime Informationen über die Überwachungsmaßnahmen der US-Regierung. Er enthüllte, dass die NSA mithilfe von Überwachungsprogrammen den Internetverkehr von Millionen von Menschen und sogar die Arbeit der US-Geheimdienste verfolgen kann. Snowden sah darin eine klare Verletzung der Privatsphäre und sah sich zum Handeln gezwungen. Das Ergebnis: Er wurde in den USA wegen Spionage angeklagt und steht auf der Fahndungsliste, weshalb er jetzt im Exil in Russland lebt.

Das Problem: Missstände aufzudecken sollte aus moralischer Sicht eine gute Sache sein. Schließlich könnte Whistleblowing tatsächlich dazu beitragen, Korruption, Diskriminierung und viele andere Formen illegalen Verhaltens zu bekämpfen. In einigen Fällen hat Whistleblowing sogar zu wichtigen politischen oder sozialen Veränderungen geführt. Aber dann gibt es Fälle wie den von Edward Snowden, die eine enorme abschreckende Wirkung haben.

Die EU will daher eine Whistleblower-Richtlinie, die Whistleblower schützen soll. Die EU-Länder sind nun aufgefordert, diese Richtlinie mit Leben zu füllen. In Deutschland wird dieser Verpflichtung nun nachgekommen: mit dem Whistleblower-Schutzgesetz.

Was ist das Whistleblower-Schutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) soll Hinweisgeber vor negativen Folgen schützen. Es trat am 2. Juli 2023 als deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft. Diese Richtlinie sieht einen standardisierten Schutz für Whistleblower in der gesamten EU vor. Dementsprechend regelt das deutsche HinSchG auch den Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine Rechtsverletzung im Unternehmen entdeckt haben und diese — entweder an eine interne oder externe Meldestelle — melden. Kern des Gesetzes ist, dass Hinweisgeber Missstände offenlegen können, ohne Repressalien befürchten zu müssen.

Das Whistleblower-Schutzgesetz soll jedoch nicht nur Hinweisgeber schützen, sondern auch die Vertrauenswürdigkeit von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung stärken. Denn: Wenn Mitarbeiter keine Angst vor Repressalien haben müssen, sind sie eher bereit, Missstände zu melden. Dadurch wären mehr Transparenz und verantwortungsvolleres Handeln der Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung möglich.

HinSchG: Die wichtigsten Schutzmaßnahmen

Das Whistleblower-Schutzgesetz ist, wie die meisten Gesetze, ein ziemlich umfangreiches Regelwerk. Daraus lassen sich jedoch vier konkrete Schutzmaßnahmen ableiten:

• Anonymität:
  Indem Hinweisgebern ermöglicht wird, ihre Meldungen anonym oder unter einem Pseudonym einzureichen, bleibt ihre Identität gewahrt. Eine wichtige Hürde für die Offenlegung von Beschwerden wurde damit überwunden.
• Vertraulichkeit:
  Die Identität des Hinweisgebers darf nur in absoluten Ausnahmefällen preisgegeben werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn nur so ein bestimmtes Risiko abgewendet werden kann, wenn Dritte dadurch geschützt werden können oder wenn ein Hinweisgeber in einem ordentlichen Verfahren als Zeuge gehört werden muss.
• Repressalienverbot:
  Die Angst vor möglichen Konsequenzen (wie Entlassung, Herabstufung oder Mobbing) hindert Mitarbeiter häufig daran, Beschwerden anzuprangern. Mit dem neuen Gesetz dürfen Whistleblower nicht aufgrund ihrer Berichterstattung diskriminiert werden.
• Beweislastumkehr:
  Wenn es kurz nach der Meldung zu Repressalien kommt, gilt eine Umkehrung der Beweislast. Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat einen Rechtsverstoß gemeldet und wird kurz darauf entlassen, der Arbeitgeber muss einen Zusammenhang widerlegen.

Dies sind die vier wichtigsten Elemente, die nach deutschem Recht Hinweisgeber schützen sollen. Aber was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen

Für Unternehmen — zumindest die Mehrheit von ihnen — bedeutet das neue Whistleblower-Schutzgesetz, dass sie Maßnahmen ergreifen müssen. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet, das HinSchG umzusetzen. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt die Verpflichtung jedoch auch für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern. Konkret geht es darum, eine Meldestelle einzurichten, über die Mitarbeiter Rechtsverstöße melden können. Sie können dies auf zwei Arten tun:

• Bei einer internen Meldestelle ist eine Person oder eine Gruppe innerhalb des Unternehmens verantwortlich. Der Vorteil dieser internen Variante besteht darin, dass sie das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen stärken könnte.
• Die externe Meldestelle wird von einem externen Dienstleister betrieben. Sie ist in der Regel teurer als eine interne Meldestelle, gilt aber als unabhängig von internen Unternehmensinteressen.

Für welche Variante sich Unternehmen entscheiden, bleibt ihnen überlassen. Beide Varianten können auch auf verschiedene Arten implementiert werden. Intern könnte zum Beispiel eine Vertrauensperson für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sein — natürlich unter der Bedingung, dass diese vertraulich behandelt werden. Eine interne oder externe Telefon-Hotline wäre ebenfalls möglich. Ein elektronisches Meldesystem — auch als digitales Hinweisgebersystem bekannt — ist jedoch wahrscheinlich am besten geeignet.

Wie funktioniert ein digitales Hinweisgebersystem?

Ein digitales Hinweisgebersystem (auch: Hintbox-Plattform) ist ein Online-Tool, das es Mitarbeitern ermöglicht, Hinweise auf Rechtsverstöße zu melden. Es bietet eine sichere und vertrauliche Möglichkeit, Informationen zu übermitteln, ohne dass die Identität des Hinweisgebers bekannt wird — sofern der Hinweisgeber dies wünscht. Aber wie könnte ein solches Hintbox-System aussehen? Dies könnte beispielsweise ein mehrstufiges Formular sein, auf das Mitarbeiter über einen sicheren Link oder eine App zugreifen können und das wie folgt strukturiert sein könnte:

• Rechtliche Hinweise zur Nutzung des Hinweisgebersystems:
  Mitarbeiter finden hier allgemeine Informationen zum Whistleblower-Schutzgesetz und zur Meldung von Verstößen. Wer ist dazu berechtigt? Was gibt es zu beachten? Wie wird mit Vertraulichkeit, Anonymität usw. umgegangen? Wie wird der Bericht bearbeitet? Diese und weitere Fragen sollten hier beantwortet werden.
• Erstellen Sie einen Bericht:
  In diesem Schritt sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, verschiedene Informationen vorzulegen — unter anderem zur Art des Verstoßes, zu den Fakten, zu Zeit und Ort, zu den beteiligten Personen und, falls erforderlich, zu Beweisen.
• Personenbezogene Daten:
  In einem weiteren Schritt soll dem Hinweisgeber die Möglichkeit gegeben werden, personenbezogene Daten anzugeben — oder auch nicht. Weisen Sie darauf hin, dass die Anonymität stets gewahrt bleibt, es jedoch hilfreich wäre, den Hinweisgeber im Rahmen der Strafverfolgung und jeder eventuell erforderlichen Zeugenaussage kontaktieren zu können.
• Einverständniserklärung:
  Hier sollte die Zustimmung des Mitarbeiters zur weiteren Bearbeitung seiner Meldung noch einmal ausdrücklich eingeholt werden. Es sollte auch auf die geltenden Datenschutzbestimmungen verwiesen werden.
• Überprüfen Sie und senden Sie eine Nachricht:
  In einem letzten Schritt sollten Hinweisgeber die Möglichkeit erhalten, ihre Informationen zu überprüfen, bevor sie ihre Meldung endgültig einreichen.

Ein digitales Hinweisgebersystem (Hintbox) hilft Unternehmen dabei, potenzielle und tatsächliche Rechtsverstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Unternehmen sollten das HinSchG daher nicht als weitere bürokratische Maßnahme sehen, sondern als Chance, das Unternehmen, die Mitarbeiter und Geschäftspartner zu schützen, indem sie rechtskonform und integer handeln.

Wie richtet man ein digitales Whistleblowing-System ein

Zu wissen, wie ein digitales Whistleblowing-System aussehen kann, sollte für Unternehmen auf jeden Fall hilfreich sein. Vielleicht stellt sich aber auch die Frage, wie man ein solches Hintbox-System am besten einführt? Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Erstellen Sie eine Richtlinie:
   Die Whistleblower-Richtlinie legt den Rahmen für die Meldestelle fest und sollte die wichtigsten Fragen beantworten. Wer kann Meldungen einreichen? Welche Arten von Benachrichtigungen sind zulässig? Wie werden Berichte eingereicht? Wie werden Berichte behandelt? Wie wird die Identität des Whistleblowers geschützt?
2. Nennen Sie eine verantwortliche Stelle:
   Hier gilt es, eine interne oder externe Meldestelle auszuwählen und festzulegen, wer für die Einrichtung und den Betrieb der Meldestelle verantwortlich ist. Wichtig: Die verantwortliche Person/Gruppe sollte über die notwendigen Kenntnisse und Kompetenzen für den Betrieb der Meldestelle verfügen.
3. Richten Sie ein Whistleblowing-System ein:
   Es ist jetzt an der Zeit, das Whistleblowing-System in die Praxis umzusetzen. Gibt es intern jemanden, der ein solches Hintbox-System einrichten kann? Oder benötigen Sie Unterstützung von einem externen Dienstleister? Der nächste Schritt folgt erst, wenn das System läuft.
4. Kommunizieren Sie mit der Meldestelle:
   Damit ein Hinweisgebersystem aktiv genutzt werden kann, müssen sich die Mitarbeiter dessen Existenz bewusst sein. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter klar und verständlich darüber, wie die Meldestelle eingerichtet wird und wie sie funktioniert.
5. Schulen Sie Mitarbeiter:
   Eine kurze Schulung ist nicht unbedingt notwendig, aber auf jeden Fall sinnvoll. Sie können alle Mitarbeiter zu einem (virtuellen) Treffen einladen und die Meldestelle und ihre Bedeutung noch einmal vorstellen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Mitarbeiter zu ermutigen, Beschwerden zu melden!
6. Schauen Sie bei der Meldestelle nach:
   Durch regelmäßige Tests stellen sie sicher, dass die Meldestelle die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und ordnungsgemäß funktioniert.

Fakt ist: Die Einrichtung einer Meldestelle ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, um Missstände in der Verwaltungstätigkeit zu bekämpfen und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern — und um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Benötigen Sie dabei Hilfe?

Wir helfen bei der Implementierung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keinen Mitarbeiter haben, der sich mit den rechtlichen Anforderungen an ein Hinweisgebersystem einerseits und dem Aufbau eines (digitalen) Hinweisgebersystems andererseits auskennt, können Sie sich natürlich externe Unterstützung holen – zum Beispiel von one4 IT und unserem Partner im Bereich Datenschutz, dampf.consulting!

Wir unterstützen Sie gerne beim Aufbau eines Berichtssystems, das Sie bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen unterstützt. In jedem Fall sollten Sie schnell handeln und so schnell wie möglich eine digitale Hintbox einrichten, um keinen Verstoß gegen das Whistleblower-Schutzgesetz zu riskieren und mit rechtlichen Konsequenzen konfrontiert zu werden. Nehmen Sie also am besten direkt Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich von uns beraten — wir freuen uns auf Sie!

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Weitere Informationen:
Bundesministerium der Justiz
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Es sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten gemeint.

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