Kennen Sie es, wenn Sie so sehr in Ihre Arbeit vertieft sind, dass Sie nicht einmal merken, was um Sie herum passiert? Für genau einen solchen Zustand gibt es inzwischen einen Begriff: Deep Work.

Wir erklären, wie man das Konzept von Deep Work versteht und wie Mitarbeiter konzentriert arbeiten können.

Konzentriertes Arbeiten leidet unter Ablenkungen

In der heutigen digitalen Arbeitswelt lauern Ablenkungen an jeder Ecke. Es öffnet sich ein Benachrichtigungsfenster, das den Eingang einer Direktnachricht in einem Kommunikationstool wie Microsoft Teams oder Slack ankündigt, jemand am Nachbartisch macht vielleicht etwas zu laut am Telefon, ein Kollege klingelt, um etwas zu fragen, aber vielleicht ist es auch das Smartphone, das auf Neuigkeiten in sozialen Netzwerken hinweist und so die Konzentration stört.

Wie extrem das Problem der Ablenkung ist, zeigt eine Studie des Think Tanks Next Work Innovation, an der 637 in der Wissensarbeit tätige Personen aus 25 Unternehmen teilnahmen: Die Befragten wurden alle vier Minuten in ihrer Arbeit unterbrochen. Es versteht sich von selbst, dass konzentriertes Arbeiten in der verbleibenden Zwischenzeit schwierig ist. Dadurch verlieren Unternehmen wertvolle Gestaltungskraft, während sich Mitarbeiter möglicherweise unproduktiv fühlen, was wiederum zu Unzufriedenheit — und mehr Ablenkung — führt.

Um dieser Abwärtsspirale zu entkommen, entwickelte der Autor Cal Newport das Deep Work-Konzept. Aber was genau ist damit gemeint? Und kann das Konzept wirklich für konzentriertes Arbeiten sorgen?

Was ist Deep Work?

Deep Work ist die Fähigkeit, sich tief und konzentriert auf eine Aufgabe oder ein Projekt zu konzentrieren, ohne durch Ablenkungen aus diesem Zustand maximaler Konzentration gerissen zu werden. Der Informatikprofessor Cal Newport stellte den Begriff und das Konzept dahinter in seinem Buch „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ von 2016 vor. Inzwischen ist er in der Arbeitswelt etabliert.

Newport argumentiert in seinem Buch, dass Deep Work in der heutigen Welt, in der Mitarbeiter (und Privatpersonen) ständig von Ablenkungen umgeben sind, immer wichtiger wird. Es geht darum, sich hochkonzentriert auf eine Aufgabe zu konzentrieren und dabei die eigenen kognitiven Fähigkeiten maximal zu nutzen.

Der englische Ausdruck „to be in the zone“ ist für diesen Sachverhalt sehr treffend: Man ist so sehr in seine Aufgabe vertieft, dass man sich in einem Rauschzustand befindet und alles drum herum komplett ignoriert. Der Begriff „in flow“ (deutsch: im] Arbeitsfluss]) drückt diesen Zustand ebenfalls sehr gut aus. Dadurch können komplexe Aufgaben auf einem hohen Qualitätsniveau erledigt werden, was wiederum die Effizienz enorm steigert.

So funktioniert das Deep Work-Konzept

Das Konzept basiert also auf der Annahme, dass ständige Kommunikation, der Einfluss sozialer Medien und Unterbrechungen in der heutigen digitalen Welt dominieren und dass dadurch die Fähigkeit verloren geht, sich tief zu konzentrieren und anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen. Cal Newport erklärt aber auch, wie das Deep Work-Konzept genutzt werden kann, um Ablenkungen zu minimieren oder sogar zu eliminieren. Die Methoden hinter Deep Work gliedern sich im Wesentlichen in zwei Hauptbereiche:

1. Praktische Vorbereitung:
   Intensive Arbeit beinhaltet die Planung von Zeitblöcken, die jeweils einer einzelnen Aufgabe gewidmet sind. Diese Zeitblöcke sollten idealerweise mehrere Stunden umfassen, um sich einen Überblick über den aktuellen Stand des Ablaufs zu verschaffen.
   • Es ist entscheidend, Ablenkungen jeglicher Art zu minimieren und für die Dauer einer so intensiven Arbeitsphase ein ruhiges Arbeitsumfeld zu schaffen. Dies kann zum Beispiel dadurch realisiert werden, dass das (private) Smartphone ausgeschaltet oder in einen anderen Raum verbannt wird. Es ist auch möglich, eine Fokuszeit festzulegen, in der keine Benachrichtigungen auf dem Laptop angezeigt und keine Anrufe weitergeleitet werden. Ein ruhiger Arbeitsplatz lässt sich im Home-Office natürlich leichter einrichten als in einem Großraumbüro — im letzteren Fall hilft nur der Griff zu Kopfhörern mit Geräuschminimierung.
2. Mentale Vorbereitung:
   Tiefgründige Arbeit erfordert (mentale) Disziplin. Dies kann durch Konzentrationstraining — zum Beispiel durch Meditation — oder durch Achtsamkeitsübungen verbessert werden.
   • Es ist auch hilfreich, mit Priorisierung zu arbeiten. Anstatt sich in unwichtigen Aufgaben zu verlieren, ist es wichtig, die wichtigsten und wertvollsten Aufgaben gezielt anzugehen.
   • Die Schaffung von Tagesabläufen und Gewohnheiten kann helfen, intensive Arbeit in den Alltag zu integrieren und Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern.

Letztlich besteht der Kern von Deep Work darin, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und so bessere Ergebnisse zu erzielen. Es erfordert jedoch viel Engagement und Übung, um die digitale Kultur der Ablenkung zu durchbrechen. Aber: Die Vorteile, die sich aus der Implementierung der Methode ergeben, sind die Mühe wert.

Tiefgründige Arbeit — das sind die Vorteile

Es versteht sich von selbst, dass konzentriertes Arbeiten, wie es beim Deep Work-Konzept der Fall ist, viele Vorteile hat. Davon profitieren Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Durch die Konzentration auf anspruchsvolle Aufgaben kann die Produktivität erheblich gesteigert werden. Mitarbeiter können Aufgaben schneller erledigen und bessere Ergebnisse erzielen.
• Indem sie in den „Flow“ kommen, können sich Mitarbeiter innovative Lösungen einfallen lassen und kreative Durchbrüche erleben. So sind sie in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
• Deep Work ist auch hilfreich, wenn es um Weiterbildung geht: Durch intensive Konzentration können neue Fähigkeiten und Kenntnisse schneller erworben und beibehalten werden.
• Gezieltes Zeitmanagement und Priorisierung von Aufgaben tragen dazu bei, dass diese effektiver erledigt werden und die Arbeitszeit effizienter genutzt werden kann.
• Wenn Benachrichtigungen und E-Mails als potenzielle Ablenkung konsequent ausgeschaltet werden, kann auch das Stressniveau sinken. Denn: Mit den Nachrichten kommen in der Regel auch neue Aufgaben hinzu — mit Deep Work werden diese zumindest vorübergehend versteckt. Und weniger Stress fördert die Gesundheit der Mitarbeiter.
• Wer es schafft, tief in die Arbeit einzutauchen und wichtige Fortschritte zu erzielen, fühlt sich produktiv und erfolgreich, was zu höherer Arbeitszufriedenheit und persönlichem Erfolg führt.
• Gute Arbeitsergebnisse sind auch wichtig für den weiteren beruflichen Erfolg. Langfristig kann die Fähigkeit, intensiv zu arbeiten, daher auch die Karrieremöglichkeiten verbessern.
• Und wenn Mitarbeiter produktiver, effizienter und mit höherer Qualität arbeiten, wenn sie weniger gestresst sind und daher seltener krank werden, und wenn sie mit sich und ihrer Arbeit zufrieden sind, ist das natürlich immer ein Gewinn für das Unternehmen.

Wie Sie sehen, ist es sinnvoll, das Konzept Deep Work genauer unter die Lupe zu nehmen und es im Unternehmen umzusetzen. Aber wie können Unternehmen ihren Mitarbeitern helfen, die Fähigkeit zu entwickeln, Ablenkungen durch Technologie oder Umweltstörungen auszublenden?

So nutzen Unternehmen Deep Work

Eines vorweg: Die Einführung von Deep Work in einem Unternehmen erfordert Zeit und Engagement auf allen Ebenen der Organisation. Wir haben einen kleinen Leitfaden erstellt, der Unternehmen dabei helfen kann, Deep Work in ihrer Arbeitskultur zu verankern:

1. Verständnis und Bewusstsein schaffen:
   Erklären Sie den Mitarbeitern zunächst das Konzept von Deep Work und zeigen Sie die Vorteile für die individuelle Produktivität und den Unternehmenserfolg auf. Spezifische Workshops können hier hilfreich sein.
2. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an:
   Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um intensiv zu arbeiten. Dies kann Schulungen zu Spezialwerkzeugen oder Konzentrationstechniken beinhalten.
3. Ermöglichen Sie ein flexibles Arbeitsumfeld:
   Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das intensives Arbeiten unterstützt. Dies kann bedeuten, ruhige Arbeitsbereiche einzurichten, in denen die Mitarbeiter ungestört arbeiten können.
4. Setzen Sie klare Prioritäten:
   Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihre Arbeit zu priorisieren Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben und Projekte, die viel Arbeit erfordern, und helfen Sie den Mitarbeitern, sich darauf zu konzentrieren.
5. Ermutigen Sie das Zeitmanagement:
   Integrieren Sie Zeitmanagementtechniken wie die Pomodoro-Technik oder Time Blocking in die Arbeitsweise der Mitarbeiter, um konzentrierte Arbeitsphasen zu planen.
6. Legen Sie Kommunikationsrichtlinien fest:
   Legen Sie klare Richtlinien für die interne Kommunikation fest. Reduzieren Sie unnötige Besprechungen, fördern Sie die Verwendung von Kommunikationstools wie E-Mail oder Chat für nicht dringende Angelegenheiten und ermutigen Sie Mitarbeiter, Benachrichtigungen in Stoßzeiten zu deaktivieren.
7. Definieren Sie Technologieregeln:
   Erstellen Sie Regeln für den Einsatz von Technologie in intensiven Arbeitsphasen. Dies könnte das Stummschalten von Benachrichtigungen oder die Einführung von Tools zum vorübergehenden Blockieren von Websites und Apps beinhalten.
8. Nutze eine Vorbildfunktion:
   Führungskräfte sollten als Vorbilder auftreten, indem sie selbst tiefgründige Arbeit praktizieren. Dies sendet ein starkes Signal an die Mitarbeiter und ermutigt sie, dasselbe zu tun.
9. Holen Sie sich Feedback und Anpassungen:
   Holen Sie sich regelmäßig Feedback von Mitarbeitern ein, um herauszufinden, wie gut Deep Work in der Organisation funktioniert. Passen Sie Strategien und Richtlinien entsprechend an.
10. Behalten Sie die Flexibilität bei:
    Es ist wichtig, Flexibilität zu wahren und sicherzustellen, dass Deep Work nicht zu einer Zwangsjacke wird. Es gibt Aufgaben, die regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit erfordern, und das sollte berücksichtigt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Deep Work nicht für jede Aufgabe oder jedes Team geeignet ist. Gleichzeitig sollte das Konzept als wertvolle Technologie angesehen werden, die bei Bedarf eingesetzt werden kann.

Was IT-Dienstleister für Sie tun können

IT-Dienstleister können eine entscheidende Rolle dabei spielen, Deep Work in Unternehmen zu etablieren. Tatsächlich können sie dazu beitragen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Wie? Hier sind ein paar Optionen:

1. Bereitstellung von Produktivitätstools:
   IT-Dienstleister können Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung von Produktivitätstools unterstützen, die intensive Arbeit fördern. Dazu gehören Zeiterfassungssoftware, Projektmanagement-Tools und spezielle Anwendungen, um Ablenkungen zu verhindern.
2. Schaffung einer effizienten IT-Umgebung und IT-Support:
   IT-Probleme und Störungen gehören ebenfalls zu den unerwünschten Ablenkungen, die die Arbeit unnötig erschweren. IT-Dienstleister sorgen dafür, dass dies überhaupt nicht passiert und die Mitarbeiter ungestört arbeiten können. Und sollte ein Problem auftreten, ist ein schneller und zuverlässiger IT-Support entscheidend.
3. Gewährleistung der Netzwerksicherheit und des Datenschutzes:
   Eine sichere und stabile Netzwerkumgebung ist ebenfalls wichtig. Durch die Unterstützung von IT-Dienstleistern bei der Gewährleistung der Netzwerksicherheit und der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne sich Gedanken über Sicherheits- oder Datenschutzprobleme machen zu müssen.
4. Aufbau von Remote-Arbeitsumgebungen:
   Wie bereits erwähnt, ist Deep Work im Home-Office einfacher zu erledigen als in einem Großraumbüro. Der Remote-Arbeitsplatz sollte jedoch so optimal wie möglich gestaltet werden. IT-Dienstleister haben sich — zumindest seit der Corona-Pandemie — auf die Bereitstellung effizienter Remote-Work-Lösungen spezialisiert.
5. Durchführung von Schulungen:
   IT-Dienstleister können Schulungen anbieten, um die Mitarbeiter mit den implementierten Tools vertraut zu machen, damit die neuen Technologien in der Praxis effektiv eingesetzt werden können. Dies kann den Einsatz von Tools zur Zeiterfassung und zur Verhinderung von Ablenkungen beinhalten.

IT-Dienstleister haben daher sicherlich das Potenzial, Unternehmen bei der Umsetzung von Deep Work zu unterstützen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleistern und Unternehmensleitung ist dafür wichtig.

Unsere IT-Experten helfen Ihnen gerne weiter!

Finden Sie, dass das Konzept von Deep Work interessant klingt und möchten es in Ihrem Unternehmen vorstellen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Denn: Die smarten Managed Services und IT-Lösungen von one4 IT bieten Ihnen genau die IT-Services, die Sie benötigen.

Dafür machen sich unsere IT-Experten zunächst ein Bild von Ihren spezifischen Bedürfnissen, sodass sie auf dieser Grundlage konkrete Empfehlungen aussprechen können. Haben Sie sich für die Implementierung entschieden, kümmern sich unsere IT-Experten auch darum. Aber die Zusammenarbeit muss mit dem Abschluss dieses Projekts noch nicht beendet sein: Mit kontinuierlichem IT-Support im Rahmen unserer Managed Services stehen Ihnen unsere Experten auf Wunsch auch gerne dauerhaft zur Seite. Klingt gut? Dann kontaktierem Sie uns!

---

Weitere Informationen:
ZEIT ONLINE, Utopia, asana
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Es sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten gemeint.

Lesen Sie den Originalartikel auf IT-SERVICE.network